販管費明細の作り方は？記載する項目と販管費の削減につなげる方法を解説

販管費明細とは、販管費の内訳と金額をまとめた書類のことで、外部への開示や自社における費用削減に役立てられます。

販管費明細を作るには、販管費がどのような内訳なのか把握する必要があります。しかし、販管費の内訳と計算方法について、十分に理解できていない方も多いでしょう。

そこで今回は、以下について解説します。

• 販管費明細の作り方

• 販管費明細に記載する項目

• 販管費の削減につなげる方法

詳しく知りたい場合は、ぜひ参考にしてみてください。

販管費明細の作り方｜元帳から損益まで照合する

販管費明細は、対象期間と集計範囲を決め、総勘定元帳などから販売・管理業務の費用を集計して作ります。単に支払い一覧を並べると、前払費用、資産取得、原価、営業外費用が混ざることがあります。最初に損益計算書の販管費に対応する科目と部門を確認し、管理のために別途集計する項目があるなら違いを明記します。以下は社内の月次管理用の作成手順であり、法定開示の様式そのものではありません。

1. 対象月、会社・部門、税込・税抜などの集計条件と締めの状態を決める。
2. 元帳・試算表から対象科目を抽出し、部門や契約との対応を整理する。
3. 未払・前払・振替・取消し・共通費の配賦などを確認し、漏れと重複を点検する。
4. 科目別合計を試算表・損益計算書の販管費総額と照合する。
5. 予算・前年同月との差異、理由、対応担当と確認期限を加える。

例えばライセンスの年額支払いは、契約上の利用期間に応じた費用と前払分を区別します。資産計上したソフトウェアの取得額を、そのまま当月の販管費へ含めないようにしましょう。具体的な契約・期間の確認は、ライセンス料の勘定科目と仕訳で整理しています。費用の発生期間と現金の支出時点を分けることが、前年同月との比較にも必要です。

この例は合計差異がゼロでも、費目ごとの増減が相殺されていることを示しています。全体が予算内だから確認不要とはせず、契約や活動量の変化を調べます。また、予算超過を不利差異と呼ぶ運用でも、必要な投資まで直ちに問題とせず、理由と期待する成果を確認してください。科目名を変えた場合は対応表と変更理由を残し、比較対象の範囲を揃えます。

明細の集計では、会計データを再出力したときの二重取り込みや、取消しの未反映にも注意します。経費申請から会計・支払へつなぐ確認点は、楽楽精算の使い方と導入時の検証も参考になります。取り込み件数・金額、修正理由、確認者を残し、集計結果を元の取引まで追える状態にしましょう。

販管費とは「販売費及び一般管理費」の略称

販管費とは「販売費及び一般管理費」の略称です。会社の費用のうち売上原価に含まれない、販売活動や管理活動にかかる費用が販管費となります。

売上総利益が同じ場合、販管費が多いほど営業利益は減少します。そのため、営業利益を改善するには、必要な投資を確保しながら販管費を適正化することが重要です。

なお、販売費と一般管理費はそれぞれ異なる費用です。

販売費と一般管理費の違い

科目上は販管費とまとめられていますが、販売費と一般管理費はそれぞれ異なる費用です。どういった違いがあるのかを解説していきます。

販売費

販売費は商品を販売する上で発生する費用のことで、以下のような勘定科目が該当します。

• 広告宣伝費

• 販売手数料

• 接待交際費

• 旅費・交通費

• 給与・賞与（営業部門の社員）

給与・賞与は、営業活動、全社管理、製造・サービス提供など実際の業務に応じて区分します。部署名や科目名だけで判断せず、共通業務を担当している場合は配賦の基準も確認します（原価計算基準）。

一般管理費

会社全体の管理業務に関して発生する費用のことです。製造原価・売上原価や営業外費用などは区別します。一例として、以下のような勘定科目が該当します。

• 役員報酬

• 通信費

• 水道光熱費

• 給与賃金

• 地代家賃

• 福利厚生費

• 旅費交通費

• 法定福利費

給与賃金や旅費交通費でも、販売部門と全社管理部門では使われる機能が異なります。製造部門等の費用まで管理費へ一括しないようにし、販売・一般管理の範囲は財務諸表等規則84条を確認します。共用資産や人件費を配賦する場合は、用途と基準、承認の記録を残します。

販管費の財務諸表上の位置付け

販管費は財務諸表上で、損益計算書内に記載される位置付けです。

損益計算書では、売上の下に売上原価が位置付けられています。売上高から売上原価を引いた金額が、売上総利益（粗利益）です。販管費は販売・一般管理業務に係る費用で、売上総利益から差し引いて営業利益を計算します（財務諸表等規則83・84・89条）。

売上総利益から販管費を引くと営業利益が求められることから、販管費は損益計算書内に記載される位置付けとなっています。

販管費の内訳・勘定科目

販管費は販売費と一般管理費で構成されており、内訳・勘定科目が異なります。

ここからはそれぞれの内訳と勘定科目について解説していきます。発生した費用がどちらに該当するのか、判別できるようになりましょう。

販売費の内訳・勘定科目

販売費の勘定科目は、以下の表の通りです。

販売活動に対応する費用を販売費として整理します。商品の製造・提供に使う費用や、資産の取得に含める費用まで一律に含めないようにします。広告宣伝費も、何の目的でどの期間に発生した費用かを確認し、同じ定義で集計します。

例として広告宣伝費は、消費者に認知してもらい購入につなげるための費用のため、販売費に該当します。

一般管理費の内訳・勘定科目

一般管理費の内訳・勘定科目は、以下の表の通りです。各費目のうち管理業務に係る部分を示しており、製造・工事に係る人件費や外注費等は原価に区分します。

一般管理費は管理業務に係る費用が対象です。販売費以外の費用を全て含めるのではなく、発生部門や用途に応じて原価・販管費・営業外費用等を区別します。

一般管理費の水準は、企業規模や業種によってさまざまです。バックオフィスの人数が多いと給与賃金が高くなり、オフィス環境に力を入れていれば地代家賃が高くなる傾向です。

販管費の計算方法

販管費の額を最適化するには、売上に対してどのくらいの比率なのか計算しなければなりません。

販管費の額を把握したら、売上高に対する割合も確認します。同じ期間・同じ範囲で計算し、支払利息等の営業外費用や税金を分子へ混ぜないようにします。会計の販管費総額と明細の合計を照合した上で、次の式を使います。

• 販売費のみ対象：販売費÷売上高×100＝販売費比率

• 販管費が対象：販管費÷売上高×100＝販売管理費比率

比率が下がっていても、売上増加、費用の区分変更、一時的な支出の減少など、理由を分けて確認します。低い率だけで効率改善と判断せず、粗利率、営業利益、業務品質と合わせて検証する必要があります。

業種別の比較では、法人・個人、常用雇用者規模、実績年度、原価と販管費の範囲を揃えます。中小企業庁の公的統計から総額比を計算する方法は、販管費率の業種・規模別の参考値で解説しています。比率の違いを、そのまま個社の適正水準や削減可能額と考えないことが大切です。

販管費の内訳を開示する企業の特徴

販管費の内訳を一般向けにも開示するのは主に上場企業です。

有価証券報告書の財務諸表には、適用する会計基準・規則に沿った開示が必要です。例えば日本基準の個別財務諸表では、財務諸表等規則85条が販管費の科目別表示、または一括表示と主要な費目・金額の注記を定めています。

科目名は費用の内容を適切に示す必要があり、開示内容が全て任意なわけではありません。同条の主要な費目は、少額のものを除く減価償却費・引当金繰入額と、それ以外で販管費合計の10％を超える費目です。連結財務諸表やIFRS等では、それぞれの適用規定を確認します。

どういった内訳で開示するかは、公認会計士と相談して決めると良いでしょう。

販管費が高い業界と低い業界

販管費の比率が高いか低いかは、業界によって違いがあります。

そこでここからは、販管費が高い業界と低い業界についてそれぞれ解説していきます。

販管費が高い業界

医薬品業界や精密機器業界などでは、研究開発費や販売活動への支出が販管費比率に影響します。薬品・機器への支出が全て販管費になるわけではなく、製品の製造に使う材料・設備の費用と区別が必要です。日本基準の研究開発費は発生時に費用処理し、通常は一般管理費に計上しますが、当期製造費用に含まれるものもあります（ASBJの研究開発費Q＆A）。

費用の構成は企業や製品によって異なります。研究開発や製造に必要な支出は、原価・販管費の区分と将来の収益への役割を確認して判断します。

そのため、医薬品業界や精密機器業界においても、販管費の内訳と必要性を確認し、削減対象を選ぶことが重要です。

販管費が低い業界

建築を含む建設業と、造船を含む製造業は、日本標準産業分類の建設業と船舶製造・修理業のように区別されます。業種名だけで販管費比率の高低は決まらず、工事原価・製造原価と販管費の構成を比べる必要があります。

販路や営業体制は企業ごとに異なり、製造業でも広告宣伝や営業活動に相応の費用がかかる場合があります。工場等の人件費を原価に計上することも販管費比率に影響するため、広告が不要だから販管費が低い、と一律には判断できません。

販管費を削減するには、IT化やDX化による業務効率化が有効な場合があります。導入が可能であれば、IT・DX関連のツールでの業務効率化を通し、販管費の削減を目指すのもひとつの手です。

販管費を削減する方法

販管費は勘定科目ごとに、さまざまな削減方法があります。一気に削減するのは難しいですが、以下で解説する削減方法から無理なく行えるものを取り入れていくと良いでしょう。

役員報酬の削減

役員報酬は会社の経営成績と比較し、適切な金額に設定することが大切です。過剰な金額になっていないか、確認するようにしましょう。

役員報酬を削減する場合は、税務上の給与区分と改定条件に注意が必要です。定期同額給与では、原則として会計期間開始から3ヵ月以内の通常改定、地位・職務の重大な変更等による臨時改定、著しい業績悪化等による減額改定が定められています。時期に関する例外もあり、単なる資金繰りや目標未達は業績悪化改定事由に含まれません（国税庁No.5211）。

3ヵ月以内に変更するだけで全額が損金になるわけではありません。定期同額給与では改定前・改定後の各期間の支給額が同額であること等が必要で、不相当に高額な部分は損金に算入されません。定時株主総会等で改定する際も、金額・改定理由・時期と必要な手続を確認しましょう。事前確定届出給与等には別の要件があります。

接待交際費の削減

接待交際費は、本当に必要な接待に絞るだけでも削減効果があります。

接待は得意先や仕入れ先と良好な関係を築くために必要ですが、その反面無駄な接待を行っていることも多くあります。

接待交際費の削減には、事前承認制を導入するのもひとつの手です。上長や経理担当者の決裁を必要とすることで、接待交際費の使いすぎを防止できます。

また、使用した接待交際費の中身をリスト化し、確認するのも有効であり、チェックすること自体が使いすぎ防止の効果に繋がるでしょう。

通信費の削減

商品の販売や取引先とのやりとりでインターネットを使っている場合、通信費が多く発生します。テレワークや在宅勤務の導入より、通信費がかさむリスクもあるでしょう。

インターネットや携帯電話をなくせなくとも、料金プランやオプションを見直すことで通信費の削減につながります。法人プランには、法人の人数や会社の規模によって適したプランが異なるため、サービスを比較してみるのがおすすめです。

削減額は契約料金によって異なります。例えば解約でなくなる料金を月2,500円と仮定すると、2,500円×12ヵ月で年間30,000円の削減という試算になります。実際には解約金や代替回線の費用、セット割引の変化等を差し引いて確認します。

人件費の削減

人件費は、業務量、作業の重複、差戻し、過度な残業、配置を確認します。研修や手順の改善で作業時間が短くなっても、固定給などの支払額がすぐ減るとは限りません。減る支出と、別の業務へ使える時間を分けて測定します。

既存社員のパフォーマンスは、研修や講習によるスキルアップ、マニュアルの構築によって効果が期待できます。研修・講習のための移動や宿泊でかかる費用を抑えるため、オンラインで実施するのも良いでしょう。

人員や労働条件の変更を費用だけで判断せず、必要な業務、顧客対応、担当者の負荷、実施条件を関係部門と確認します。業務改善や配置の検討と、個別の人事・労務判断を分けて進めてください。

維持費等の削減

光熱費のような支払いと、取得済み資産の減価償却費は性質が異なります。資産を使わなくすればその月から償却費が自動的に消えるとは限らず、除却、用途変更、減損等の検討が必要な場合があります。減価償却費の区分と月次照合を確認し、支出の削減と損益の変化を分けて検討します。

維持費が発生するものの中で、カットできるのは以下の費用です。

• オフィス用品コスト：PCや消耗品の購入費

• エネルギーコスト：水道光熱費や社用車のガソリン代

• オペレーションコスト：物流費や通信費

地道ではありますが節電や節水、プランの見直しといった方法で節約していきましょう。

広告宣伝費の削減

自社で投じている広告宣伝費は、定期的に見直しましょう。いくら広告宣伝費をかけていようと、自社のマーケットやターゲットに適していなければ効果を得られません。

また、広告宣伝を外注化している場合は、運用を任せてしまい費用が適切か検討しないままになっていることもあります。

適切な広告宣伝費に調整することも、削減方法として有効です。自社の広告宣伝が適切か、定期的に確認しましょう。

家賃の削減

オフィスは、事業規模に適した規模であることが望ましいです。規模が過剰、無駄なスペースがある場合は、家賃削減のためオフィスを変更すると良いでしょう。

また、テレワークが可能な仕事であれば導入するのも有効です。出社する社員の数が減れば、オフィスの縮小が容易となります。

• 交通費がかさむ立地ではないか

• 事業規模に対しスペースと空間は適切か

• デスクやキャビネットを効果的に配置できるか

上記のようなポイントから比較し、利用するオフィスを決めましょう。

なお、自社に適したオフィスを選ぶ際は、以下を基準にするのがおすすめです。もしテレワークが可能な場合は、一部テレワークを導入しオフィスのスペースを縮小するのも有効です。

販管費明細の作成には会計システムの活用がおすすめ

販管費にはさまざまな内訳・勘定科目があります。

明細を正確に出すためには、それぞれどのような勘定科目があり、どのくらいの費用がかかっているのか計算して求めなければいけません。

なお、販管費明細の作成には会計システムの活用がおすすめです。自社の販管費を一覧でまとめて出せるため、計算の手間が省け作業を効率化できます。

自社に適した方法で、販管費明細の作成と削減に取り組んでいきましょう。