株式会社renue
renueについて
renueは、AIで業務を実装する会社です
AIコンサルティングから図面AI・広告運用エージェント・コールセンターAIまで、実際に動いているサービスをご覧いただけます。renueが何をしている会社か、まずはサービス一覧からご確認ください。
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、紙で運用・保存していた書類や業務プロセスを電子化し、紙の使用をなくす（減らす）取り組みです。単なる「紙をスキャンしてPDFにする」ではなく、業務プロセス自体をデジタル前提で再設計し、効率化とデータ活用を実現することが本質です。
電子取引データ保存の従来の宥恕措置は2023年末に終了し、2024年1月以降は対象となる電子取引データ自体の保存が必要です。新たな猶予措置にも条件があり、単に紙へ出力するだけでは対応できません（国税庁の制度説明）。
ペーパーレス化のメリット
| メリット | 具体的な効果 |
|---|---|
| コスト削減 | 用紙代、インク代、郵送費、保管スペース費用を削減できる可能性。印紙税は課税文書を紙で作成・交付するかによって異なる |
| 業務効率化 | 索引や権限を整えることで検索・共有を効率化。紙のファイリング・郵送を減らせるが、データ登録・整理・確認の作業は残る |
| テレワーク対応 | 「書類を確認するために出社」がなくなる |
| セキュリティ向上 | アクセス権限管理と操作ログで管理を強化。紙の持ち運びによる紛失を減らせる一方、データ消失や不正アクセスへの対策は別途必要（IPAの手引き） |
| BCP（事業継続）対策 | 適切なバックアップ運用により、災害時の復旧性を高めやすい |
| データ活用・DX推進 | 電子化されたデータを分析・AIに活用可能 |
ペーパーレス化の対象領域
優先度の高い領域（すぐに始められる）
- 請求書・領収書：電子帳簿保存法対応も兼ねて最優先。AI-OCRで自動データ化
- 契約書：電子契約サービスで締結手続きを効率化。電磁的記録の送信は印紙税の課税文書作成に当たらないが、課税対象となる紙の原本を別途交付すれば課税される（国税庁の照会回答）
- 稟議・申請書：ワークフローツールで承認プロセスを電子化
- 給与明細：クラウド給与計算ツールで自動配信
次のステップ
- 会議資料：ペーパーレス会議（タブレット・プロジェクター活用）
- マニュアル・社内規程：社内Wikiやナレッジベースに電子化
- 名刺：名刺管理ツールでデジタル化＋CRM連携
ペーパーレス化の進め方 — 5ステップ
ステップ1：現状の紙使用量を把握する
部門ごとに「どの書類を」「何枚」「何のために」紙で運用しているかを棚卸しします。年間の紙・印刷コスト、保管スペースのコスト、書類処理にかかる人件費を可視化すると、経営層への説得材料になります。
ステップ2：対象と優先順位を決める
全ての書類を一度にペーパーレス化するのは現実的ではありません。法的義務のある領域（電子帳簿保存法対応）→コスト削減効果の大きい領域→業務効率化の効果が高い領域の順で優先順位をつけます。
ステップ3：ツールを選定する
| 領域 | 代表的なツール |
|---|---|
| 経費精算 | マネーフォワード クラウド経費、freee経費精算、楽楽精算 |
| 請求書処理 | Bill One、バクラク請求書、TOKIUM |
| 電子契約 | クラウドサイン、GMOサイン、DocuSign |
| ワークフロー | ジョブカン、X-point Cloud、コラボフロー |
| 文書管理 | Googleドライブ、SharePoint、Box |
| 名刺管理 | Sansan、Eight |
ステップ4：小さく始めてフィードバックを得る
まず1つの部門（経理部門が最適）で1つの領域（請求書処理など）からスタートし、運用上の課題を洗い出します。現場からのフィードバックを反映し、運用ルールを固めてから他部門に展開します。
ステップ5：全社展開とルールの整備
パイロット運用の成功を全社に展開します。電子帳簿保存法のうち、電子取引データ保存、紙の書類のスキャナ保存、電子帳簿等保存では要件が異なります。該当する制度に合わせて改ざん防止や検索・表示の運用ルールを整備し、定期的に遵守状況を確認します。
電子帳簿保存法への対応ポイント
申告所得税・法人税の帳簿書類の保存義務者が、メールやクラウド等で請求書・領収書などの取引情報を授受した場合は、送受信した取引データを電子保存する必要があります。紙で授受した書類まで一律に電子化する義務ではありません。以下は電子取引データ保存の主な要件です（国税庁）。
- タイムスタンプの付与：改ざん防止措置の選択肢の一つ。既に付与されたデータの受領、受領後の所定期限内の付与、訂正・削除履歴が残る（又は訂正・削除できない）システムでの授受・保存、事務処理規程の整備・運用のいずれかで対応できる
- 検索機能の確保：原則は日付・金額・取引先で検索できる状態。税務職員のデータのダウンロードの求めに応じられる場合、範囲指定・組合せ検索を省略できる。さらに基準期間（2年・2期前）の売上高5,000万円以下、又は出力書面を日付・取引先ごとに整理して提示・提出できる場合は、同じダウンロード対応を条件に検索要件が免除される（国税庁の確認フロー）
- 改ざん防止と表示環境：不当な訂正・削除を防止する事務処理規程を定めて守る方法でも対応できる。履歴が残るシステムへの保存だけで授受時点を含む要件を満たすとは限らない。ディスプレイやプリンタ等で速やかに表示・出力できる環境も整える
多くのクラウド会計ソフト・経費精算ツールは電子帳簿保存法に対応しているため、ツール選定時は「電子帳簿保存法対応」の表示に加え、保存方法・検索性・運用面の要件も確認しましょう。原則の要件に従って保存できない相当の理由があると所轄税務署長が認め、データのダウンロードと出力書面の提示・提出の求めに応じられる場合には猶予措置がありますが、電子データ自体の保存は必要です（国税庁の留意事項）。
よくある質問（FAQ）
Q. ペーパーレス化にはどのくらいのコストがかかりますか？
料金は基本料金、利用人数・件数、機能オプション、契約期間で変わります。2026年10月1日確認では、freee支出管理 経費精算Plusは基本料金が年払い90,000円（税別、月額換算7,500円）又は月払い10,000円（税別）で、申請・承認を当月行ったユーザーに1人650円/月（税別）の従量課金が加わります。月額数千〜数万円/ユーザー、経費精算500〜1,000円/人という一律の相場は確認できず、基本料金との混同に注意が必要です。マネーフォワード クラウド経費の500円/人も、ビジネスプランの基本料金とは別の6人目以降のアクティブユーザーの従量料金です。年間数十万〜数百万円の削減が多いという集計の対象・原典も確認できていません。削減対象は用紙代、印刷代、郵送費、課税される紙の契約書の印紙税、保管スペース、ファイリング工数ですが、削減工数と実際の支出減は分け、利用料・導入移行費・研修費・運用費を差し引いて投資回収を試算します。
Q. 社内の抵抗をどう乗り越えればいいですか？
「紙の方が安心」「デジタルは苦手」という声は必ず出ます。対策は3つ：①経営トップが方針を明確に発信する②1つの成功事例を作って「やってみたら便利だった」を体験させる③操作が簡単なツールを選び、丁寧な研修を実施する。強制ではなく「体験から理解を得る」アプローチが効果的です。
Q. 全ての書類をペーパーレス化する必要がありますか？
いいえ。紙で受け取った書類のすべてに電子化義務があるわけではありません。電子取引データの保存義務と、紙の書類を電子保存へ移す制度は分けて確認します。許認可関係の書類や押印のある書類についても、書類名、所管法令、提出先が認める電子手続・保存方法を確認する必要があり、その分類だけで紙の保存が必須とは断定できません。本記事では「一部の許認可関連」とした具体的な書類・根拠法令までは確認できていません。まずは対象となる電子取引データの保存に対応し、その他の領域は要件を確認しながら段階的に進めます。
まとめ
ペーパーレス化は、コスト削減・業務効率化・テレワーク対応・DX推進を同時に実現する取り組みです。2023年末に電子取引データ保存の宥恕措置が終了したことを踏まえ、対象の取引データを授受する保存義務者は、2024年以降の要件と猶予措置の条件に沿った対応を確認する必要があります。
請求書・契約書・稟議書など優先度の高い領域から始め、小さな成功体験を積み重ねて全社に展開する段階的なアプローチが成功の鍵です。AI-OCRやクラウドツールの活用により、中小企業でも低コストで始められます。
renueは、ペーパーレス化を含む業務DXを支援します。AI-OCRの導入、ワークフローの電子化、データ基盤構築まで、バックオフィスのDX推進をトータルでサポートします。
