Excel（エクセル）の使い方完全ガイド｜初心者向けに基本操作・よく使う関数・ショートカットを解説

Excel（エクセル）とは？

Excel（エクセル）は、Microsoft社が提供する表計算ソフトウェアです。セルと呼ばれるマス目に数値・文字・数式を入力し、集計・分析・グラフ作成・データ管理などをこなせる、ビジネスの現場で最も広く使われるツールのひとつです。事務・営業・経理・人事・マーケティングなどあらゆる職種で活用されており、「Excelが使えること」は多くの求人票で基本スキルとして挙げられています。

Microsoft 365（旧Office 365）のサブスクリプションまたは買い切り版Officeに含まれており、Windows・Mac・iOS・Androidで利用可能です。ブラウザ版（Excel for the web）はMicrosoftアカウントがあれば無料でも利用できます（一部機能制限あり）。

Excelでできること

• 表・集計表の作成：売上管理・経費管理・勤怠管理・在庫管理など、あらゆるデータを表形式で管理できます
• 数式・関数による自動計算：SUM・IF・VLOOKUPなどの関数を使い、手入力による計算ミスをなくして自動化できます
• グラフ作成：棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフなどを数クリックで作成。資料作成やレポートへの活用に便利です
• データの並べ替え・フィルタリング：大量のデータを条件で絞り込んだり、昇順・降順で並べ替えられます
• ピボットテーブル：大量のデータを集計・クロス分析できる高度な集計機能（別記事で詳しく解説）
• 印刷・PDF出力：作成した表を紙・PDFで出力。印刷範囲・ページ設定の細かい調整が可能です

Excelの料金・入手方法

※料金はMicrosoft公式サイトで最新情報をご確認ください。法人利用では「Microsoft 365 Business Standard」以上が一般的です。

Excelの基本操作

セルの操作

Excelの画面は横（列：A・B・C…）と縦（行：1・2・3…）で構成されており、交差する1マスを「セル」と呼びます。セルを選択してキーボードで入力し、Enterで確定します。複数セルを選択するには、Shiftを押しながらクリックするか、セル範囲をドラッグします。

基本的な書式設定

セルを選択して「ホーム」タブのリボンから、フォント・サイズ・太字・文字色・背景色・罫線・数値の表示形式（通貨・日付・パーセントなど）を設定できます。数値を「通貨」形式にするだけで、¥1,000のように自動でカンマと通貨記号が付きます。

グラフの作成

グラフ化したいデータ範囲を選択し、「挿入」タブから「グラフ」を選びます。棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフなど目的に合わせて種類を選択すると、自動でグラフが生成されます。グラフのタイトル・軸ラベル・色はダブルクリックして編集できます。

初心者が覚えるべき基本関数5選

1. SUM（合計）

選択した範囲の数値を合計します。最も使用頻度が高い基本関数です。
書式：=SUM(A1:A10)
A1からA10までの合計を求めます。

2. AVERAGE（平均）

選択した範囲の平均値を求めます。売上の平均・テスト点数の平均など幅広く活用できます。
書式：=AVERAGE(B1:B10)

3. IF（条件分岐）

条件が「真（True）」か「偽（False）」かで返す値を切り替えます。合否判定・達成/未達判定などに活用されます。
書式：=IF(C1>=60,"合格","不合格")
C1が60以上なら「合格」、それ以外は「不合格」と表示します。

4. VLOOKUP / XLOOKUP（縦方向の検索）

指定した値を別のテーブルから検索して対応するデータを取り出します。商品コードから商品名・単価を引っ張る、社員IDから氏名を取得するなど、実務で最も頻繁に使われる関数のひとつです。
VLOOKUP書式：=VLOOKUP(A2,商品リスト!A:C,2,FALSE)
※Excel 2021以降・Microsoft 365では後継のXLOOKUPが推奨されます。

5. COUNTIF（条件付きカウント）

条件に合うセルの個数を数えます。アンケート結果の集計・ステータスごとの件数カウントに便利です。
書式：=COUNTIF(D1:D100,"完了")
D列に「完了」が入っているセルの数を数えます。

Excelで「計画と反省を習慣化する」

Renueの社内ガイドラインには「計画と反省を習慣化する」という行動指針があり、「全てのタスクに期限を設け、予実管理を行う。期限のないタスクは永遠に終わらない。計画がなければ進捗も測れない。週次で予実を振り返り、同じ失敗を繰り返さない仕組みを作る」とされています。

この「予実管理」を始めるうえで最もシンプルなツールがExcelです。以下の3列を持つシートを作るだけで、誰でも予実管理を始められます。

• 予定列：いつまでに何をするか・目標値
• 実績列：実際の結果・完了日
• 差異列：=実績-予定（ズレを自動計算）

差異がプラスの場合は赤・マイナスの場合は緑で色付けする条件付き書式を設定すれば、「計画とのズレ」が一目で把握できます。週次でこのシートを振り返ることで、同じ失敗の繰り返しを防ぐPDCAサイクルが習慣になります。

覚えておきたいショートカット一覧

ExcelとGoogleスプレッドシートの比較

社外への送付・高度な集計・VBAによる自動化が必要な場合はExcel、社内での共同編集・コスト重視ならGoogleスプレッドシートが適しています。

よくある質問（FAQ）

Q. 関数の入力でよくあるエラーの対処法は？

「#N/A」はVLOOKUPなどで検索値が見つからない場合、「#VALUE!」は文字列を数値として計算しようとした場合、「#DIV/0!」は0で割り算した場合に表示されます。エラーが表示されたセルをクリックすると、左端に「！」マークが出てヒントが確認できます。

Q. Excelのデータを誰かに送る際の注意点は？

送る前に「名前を付けて保存」で.xlsx形式を確認してください。旧形式の.xls（Excel 97-2003形式）は一部機能が制限されます。また、個人情報を含むファイルはパスワード保護（「ファイル」→「情報」→「ブックの保護」）を設定することを推奨します。

Q. Excelのマクロ（VBA）は初心者でも使えますか？

マクロとはExcel上の操作を自動化する機能です。「マクロの記録」機能を使えば、コードを書かずに繰り返し操作を自動化できます。VBA（Visual Basic for Applications）は本格的な自動化・カスタマイズに使われるプログラミング言語で、習得には時間がかかりますが、習得後は業務効率が大幅に向上します。