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デジタイゼーションとは？
デジタイゼーション（Digitization）とは、アナログの情報やデータをデジタル形式に変換することです。紙の書類をPDFにスキャンする、手書きの伝票をExcelに入力する、対面の会議をオンライン化するなど、情報の電子化を中心に、特定の業務をデジタル化する取り組みを指します。
デジタイゼーションは、DX（デジタルトランスフォーメーション）に関係する取り組みの分類の一つです。経済産業省が「DXレポート2」を踏まえて示す分類は、情報のデジタル化、個別の業務・プロセスのデジタル化、組織横断の変革と顧客への価値創出を区別します。経産省の会議資料は、3分類を必ず順番どおりに実施するものではないと明記しています。全社の電子化を完了してからでなければ業務や事業の変革に着手できない、という必須手順にはしません。
デジタイゼーション・デジタライゼーション・DXの違い
| 分類 | 定義 | 対象 | 具体例 |
|---|---|---|---|
| デジタイゼーション | 情報のデジタル化 | 特定の業務・作業 | 紙→PDF、手書き→Excel、対面→オンライン会議 |
| デジタライゼーション | 業務プロセスのデジタル化 | 個別の業務・プロセス | 経費精算の完全電子化、ワークフローの自動化 |
| DX | デジタルによるビジネス変革 | ビジネスモデル・組織 | AIによる新サービス創出、データ駆動経営への転換 |
3つの違いは「変革の範囲と深さ」にあります。デジタイゼーションは情報の電子化、デジタライゼーションは個別業務・プロセスの変更、DXは組織横断の業務や事業モデルを変え、顧客への価値を生み出す取り組みとして整理します（中小企業庁「2021年版中小企業白書」）。使う製品名だけで分類せず、情報・業務・事業のどこを変えるかで判断します。
デジタイゼーションの具体例
1. ペーパーレス化
紙の書類・帳票をスキャンしてPDF化し、クラウドストレージに保管します。最も基本的なデジタイゼーションであり、保管コストの削減と検索性の向上が期待できます。
2. 手作業のExcel・ツール化
手書きや口頭で管理していた情報をExcelやGoogle スプレッドシートに移行します。SaaSツール（勤怠管理、顧客管理等）でも、紙の情報を電子的に記録する部分はデジタイゼーションとして整理できます。申請・承認・他システムとの連携など業務の進め方を変更する部分は、デジタライゼーションとして区別します。
3. コミュニケーションのデジタル化
対面・電話中心のコミュニケーションをチャットツール（Slack、Teams等）やビデオ会議に置き換えます。情報の記録と共有が容易になります。
4. 電子署名・電子契約
契約書や署名を電子的な形式にする部分は、情報のデジタル化に当たります。電子契約の導入に伴って審査・承認・締結・保管の流れまで変更する部分は、業務プロセスのデジタル化として区別します。郵送が不要になる範囲や締結時間の改善は、実際の運用に応じて確認します。
デジタイゼーションのメリット
1. コスト削減
紙の印刷・保管・郵送コスト、物理的なファイリングの工数を削減できます。
2. 業務効率の向上
デジタルデータは検索・共有・加工が容易であり、情報の取得にかかる時間を大幅に短縮できます。
3. DXの基盤構築
デジタイゼーションで蓄積したデータは、業務の最適化や新たな価値創出に活用できます。対象業務でAIや分析に必要なデータ・品質・利用権限を確保することと、全社のアナログ情報をすべて電子化することは別です。例えばMicrosoftの事前構築済みOCRは、対象文書の画像やPDFを入力して文字を抽出します。こうした対象業務の試行を電子化と並行して進めることもでき、全社の電子化完了をAI活用の一律の開始条件にはしません。
デジタイゼーションの進め方
ステップ1：現状の棚卸し
社内でアナログのまま残っている業務を洗い出します。紙の書類、手作業の集計、口頭でのやり取りなど、デジタル化の余地がある業務をリストアップします。
ステップ2：優先順位の設定
効果が大きく、導入が容易な業務から着手します。経費精算、勤怠管理、契約書管理など、頻度が高く・関係者が多い業務は効果が見えやすいです。
ステップ3：ツールの選定と導入
SaaS型のクラウドツールを活用すれば、初期投資を抑えて迅速にデジタル化を進められます。既存の業務フローに近いツールを選ぶと定着しやすいです。
ステップ4：定着と次のステップへ
対象業務で電子化が定着したら、その業務の申請・承認・処理などを見直し、効果を確認します。他の領域での電子化や、業務・事業の変革を並行して進めることもできます。3分類は全社一律の完了順序を定めるものではありません（経産省の地域社会DX資料）。
よくある質問（FAQ）
Q. デジタイゼーションとIT化は同じですか？
重なる取り組みはありますが、同義とは限りません。デジタイゼーションはアナログ情報をデジタル形式に変えることを指し、IT化はITシステムやツールの導入・利用を含む、より広い表現です。例えば紙の記録を電子データにすることと、電子データを使って承認フローを組み直すことは、変更する対象が異なります。名称だけでなく、情報の電子化と業務プロセスの変更を分けて確認します。
Q. 中小企業でもデジタイゼーションは必要ですか？
はい。むしろ中小企業は少人数で業務を回すため、デジタイゼーションによる効率化のインパクトが大きいです。クラウド型の会計ソフト、電子契約、チャットツールなど、月額数千円〜で始められるツールが豊富にあります（JSOL）。
Q. デジタイゼーションからDXに進むにはどうすればよいですか？
対象業務で電子化したデータを活用して、自動化や業務プロセスの改善を検討します。同時に、顧客への価値創出や事業・組織の変革を検討することもできます。3分類を全社で順番どおり完了する必要はありません。目的・対象業務・必要なデータや体制を確認し、領域ごとに取り組みを組み合わせ、効果を確かめながら進めます。
まとめ
デジタイゼーションは、アナログ情報をデジタル形式に変える取り組みです。個別業務の変更や組織横断の変革とは対象が異なり、全社で順番どおり完了する必須手順ではありません。まずは効果の大きい業務からペーパーレス化やツール導入を始め、デジタルデータの蓄積を進めましょう。
renueでは、デジタイゼーションからDX推進まで、段階に応じた最適な支援を提供しています。「何から始めればよいかわからない」というご相談も歓迎です。お問い合わせください。
参考情報
- DXの定義・3分類と実施順序 - 経済産業省の会議資料
- デジタイゼーション・デジタライゼーション・DXの違い - アラジンEC
- デジタイゼーションとは - DX関連メディア
- デジタイゼーションはDXの第一歩 - desknet's NEO
- デジタイゼーションとデジタライゼーションの違い - JSOL