株式会社renue
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納品書とは？発行する目的と必要性
納品書とは、商品やサービスを納品した際に、納品の内容を証明するために発行するビジネス文書です。
納品書の発行は法律で義務づけられていませんが、以下の理由から作成が推奨されます。
- 納品内容の確認：注文内容と実際の納品物が一致しているかを相手が確認できる
- トラブル防止：「届いていない」「数量が違う」などのトラブルを書面で防止
- 会計処理の根拠：仕入計上のタイミングや検収の根拠書類として使用される
納品書と請求書・見積書の違い
| 書類 | 発行タイミング | 目的 | 法的義務 |
|---|---|---|---|
| 見積書 | 取引前 | 金額・条件の提示 | なし |
| 納品書 | 商品・サービスの納品時 | 納品内容の証明 | なし |
| 請求書 | 納品後 | 代金の請求 | インボイス制度で実質必須 |
| 領収書 | 入金後 | 代金受領の証明 | 求められた場合は発行義務あり |
一般的な取引の流れは見積書 → 発注書 → 納品書 → 請求書 → 領収書です。
納品書に書くべき必須項目
| 項目 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 納品書番号 | 管理用の通し番号 | 「DEL-2026-001」のように管理しやすい形式で |
| 発行日（納品日） | 納品した日付 | 実際の納品日を記載 |
| 宛先 | 納品先の会社名・部署名・担当者名 | 正式名称で記載 |
| 発行者情報 | 自社の会社名・住所・電話番号・担当者名 | — |
| 件名 | 納品の対象となる案件名 | 見積書・請求書の件名と統一する |
| 明細 | 品名・数量・単価・金額 | 見積書・発注書と一致させる |
| 小計・消費税・合計 | 税抜金額、消費税額、税込合計 | 税率ごとに区分（インボイス対応） |
| 備考 | 補足事項 | 納品条件、検収期限など |
【テンプレート】納品書のフォーマット
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 納 品 書 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 納品書番号：DEL-2026-001 納品日：○○年○月○日 【納品先】 ○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○ ○○ 様 【発行者】 △△株式会社 〒000-0000 ○○県○○市○○ 0-0-0 TEL：000-0000-0000 担当：○○ ○○ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 件名：○○○○の納品 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ 明細 | No | 品名 | 数量 | 単位 | 単価 | 金額 | |----|------|------|------|------|------| | 1 | ○○ | 10 | 個 | ○○ | ○○ | | 2 | ○○ | 5 | 式 | ○○ | ○○ | 小計：¥000,000- 消費税（10%）：¥00,000- 合計：¥000,000- ■ 備考 ・検収期限：納品日より○営業日以内 ・不具合がございましたら○営業日以内にご連絡ください ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
納品書の書き方——3つのポイント
ポイント1：見積書・請求書と内容を統一する
納品書の品名・数量・金額は、見積書と請求書に記載した内容と一致させましょう。書類間で金額や品名が異なると、取引先の経理処理でエラーが発生し、信頼を損ねます。
ポイント2：納品書番号で管理する
納品書番号を連番で付与し、見積書番号・請求書番号と紐づけて管理すると、後から書類を照合しやすくなります。
- 見積書：QT-2026-001
- 納品書：DEL-2026-001
- 請求書：INV-2026-001
ポイント3：検収期限を記載する
納品書に検収期限（「納品日より○営業日以内にご確認ください」）を記載しておくと、検収の遅延を防止でき、請求書の発行タイミングも明確になります。
インボイス制度と納品書の関係
インボイス制度では、適格請求書として使用できる書類は請求書に限定されません。納品書を適格請求書として使用することも認められています。
納品書を適格請求書として使う場合は、以下の項目を追加で記載する必要があります。
- 適格請求書発行事業者の登録番号（T＋13桁）
- 適用税率（10%、8%）
- 税率ごとに区分した消費税額
ただし、多くの企業では請求書を適格請求書として使い、納品書は従来どおりの形式で発行するケースが一般的です。
納品書が不要なケース
- サービス業：物理的な納品物がないサービス（コンサルティング等）では、納品書を省略し、完了報告書や作業報告書で代替することがある
- 少額取引：定期的な少額取引で、請求書で納品内容を兼ねる場合
- 電子取引：SaaSやサブスクリプション型サービスでは納品書を発行しないことが多い
ただし、取引先から納品書の発行を求められた場合は、発行するのがビジネスマナーです。
納品書の送付方法
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| 商品に同封 | 最も一般的。商品と一緒に封入 |
| 郵送 | 商品と別送する場合。送付状を添付 |
| メール（PDF添付） | 電子取引が増加中。電子帳簿保存法の要件に注意 |
| クラウドサービス | 請求書ソフト等から自動発行・送信 |
よくある質問
Q. 納品書に印鑑は必要ですか？
法律上の義務はありませんが、社印を押すのが一般的です。電子発行の場合は電子印鑑で代替できます。
Q. 納品書の保存期間は？
法人は7年間、個人事業主は5年間の保存義務があります。電子データでの保存も認められますが、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
Q. 納品書と受領書の違いは？
納品書は納品する側が発行します。受領書は受け取った側が「確かに受け取りました」と発行する書類です。
Q. 納品書の金額と請求書の金額が異なる場合は？
原則として一致させるべきです。追加費用や値引きが発生した場合は、修正納品書を発行するか、請求書に差異の理由を明記しましょう。
まとめ
- 納品書は納品内容を証明する書類。発行義務はないが作成推奨
- 必須項目は「納品書番号・納品日・宛先・発行者・明細・消費税・合計」
- 見積書・請求書と品名・金額を統一する
- インボイス制度対応の場合は登録番号・税率区分・消費税額を追加
- 検収期限を記載してスムーズな取引を
本記事のテンプレートを活用して、正確な納品書を効率よく作成してください。
