株式会社renue
AI導入・DXの悩みをプロに相談してみませんか？
AIやDXに関する悩みがありましたら、お気軽にrenueの無料相談をご利用ください。 renueのAI支援実績、コンサルティングの方針や進め方をご紹介します。
送付状（添え状）とは？役割と必要な理由
送付状（添え状・送り状）とは、書類や書物を郵送・FAXする際に同封する挨拶状です。「送付状」「添え状」「送り状」「カバーレター」など呼び方はさまざまですが、役割は同じです。
送付状には主に3つの役割があります。
- 挨拶と礼儀：書類だけを送りつけるのではなく、一言添えることでビジネスマナーを示す
- 内容の明示：同封した書類の種類と枚数を明記し、過不足がないか確認できるようにする
- 補足の伝達：書類だけでは伝わらない補足事項や依頼事項を簡潔に伝える
送付状は必須ではありませんが、ビジネスシーンでは書類を送る際にほぼ必ず添付するのがマナーです。
送付状の基本構成と必須項目
送付状はA4用紙1枚に収めるのが基本です。以下の項目を上から順に記載します。
| 項目 | 記載内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 日付 | 送付日（発送当日の年月日） | 右上に配置。和暦・西暦は統一する |
| 宛先 | 会社名・部署名・担当者名 | 会社名は正式名称。敬称は「御中」または「様」 |
| 差出人 | 会社名・部署名・氏名・連絡先 | 電話番号とメールアドレスを記載 |
| 件名 | 「書類送付のご案内」など | 何の送付かが一目でわかるように |
| 本文 | 頭語・時候の挨拶・用件・結語 | 3〜4行で簡潔に。要件のみを端的に伝える |
| 記書き | 同封書類の名称と部数 | 「記」で始め「以上」で締める |
宛名の敬称マナー
| 宛先の種類 | 敬称 | 例 |
|---|---|---|
| 会社・部署宛 | 御中 | ○○株式会社 御中 / ○○株式会社 人事部 御中 |
| 個人宛 | 様 | ○○株式会社 人事部 山田太郎 様 |
| 役職者宛 | 役職＋様 | ○○株式会社 営業部 部長 山田太郎 様 |
「御中」と「様」は併用しません。担当者名がわかる場合は「様」、部署宛の場合は「御中」を使います。
【テンプレート】送付状の基本フォーマット
以下のテンプレートをコピーしてそのまま使えます。Wordに貼り付けて自社用にカスタマイズしてください。
○○○○年○○月○○日 ○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○ ○○ 様 △△株式会社 ○○部 ○○課 氏名：○○ ○○ TEL：000-0000-0000 Email：xxx@example.com 書類送付のご案内 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りいたしますので、 ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・○○○○ ○部 ・○○○○ ○部 以上
送付状の書き方3つのコツ
コツ1：本文は「何を・なぜ・お願い」の3行で完結させる
送付状の本文は長く書く必要はありません。以下の3要素を簡潔にまとめましょう。
- 何を送るか（結論）：「下記の書類をお送りいたします」
- なぜ送るか（背景）：「先日のお打ち合わせに基づき」「ご依頼いただきました」など
- 確認のお願い（アクション）：「ご査収のほどよろしくお願いいたします」
ビジネス文書の鉄則は「正確に、端的に、素早く」伝えることです。送付状も同様に、伝えるべき情報を過不足なく1枚に収めることが重要です。
コツ2：記書き（同封書類リスト）は正確に書く
記書き部分は送付状の最も実務的な部分です。以下のルールを守りましょう。
- 書類名は正式名称で記載する（略称は避ける）
- 部数を必ず明記する（「○○ 1部」「○○ 2部」）
- 「記」で始め、「以上」で締める
- 複数の書類がある場合は箇条書きで列挙する
コツ3：時候の挨拶は定型文でOK
送付状の時候の挨拶は凝る必要はありません。通年で使える定型文を覚えておけば十分です。
- 通年：「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
- 春（4〜5月）：「春暖の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
- 夏（6〜8月）：「盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
- 秋（9〜11月）：「秋涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
- 冬（12〜3月）：「寒冷の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」
迷ったら「時下ますますご清栄のこと〜」を使えば、季節を問わず使えます。
【場面別】送付状の例文8選
例文1：請求書を送付する場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
○月分のご請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、お支払い期日は○月○日となっております。ご確認のほどお願いいたします。敬具
記
・請求書 1部
以上
例文2：見積書を送付する場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
ご依頼いただきました○○のお見積書をお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。敬具
記
・見積書 1部
以上
例文3：契約書を送付する場合（署名・押印後の返送依頼）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
○○に関する契約書を2部お送りいたします。
内容をご確認のうえ、1部に署名・押印いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。敬具
記
・業務委託契約書 2部
・返信用封筒 1部
以上
例文4：納品書を送付する場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
○○の納品書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
内容にお気づきの点がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。敬具
記
・納品書 1部
以上
例文5：履歴書・職務経歴書を送付する場合（就職・転職）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の○○職の求人に応募させていただきたく、下記の書類をお送りいたします。
ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。敬具
記
・履歴書 1部
・職務経歴書 1部
以上
例文6：資料・カタログを送付する場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
先日お問い合わせいただきました○○の資料をお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。敬具
記
・○○サービス資料 1部
・料金表 1部
以上
例文7：返送書類を送る場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
ご送付いただきました書類に署名・押印のうえ、1部を返送いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。敬具
記
・○○契約書（署名・押印済み） 1部
以上
例文8：FAX送付状
FAX送付状
送信日：○○年○○月○○日
宛先：○○株式会社 ○○部 ○○様
FAX番号：000-0000-0000
送信元：△△株式会社 ○○部 ○○
TEL：000-0000-0000
送信枚数：本状含め○枚○○の件につきまして、資料をFAXにてお送りいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
万一、届いていない場合は上記までご連絡ください。
送付状を書く際の注意点
注意点1：送付状は1枚に収める
送付状の役割はあくまで「添え状」です。本文が長くなりすぎると、送付状としての役割を超えてしまいます。A4用紙1枚に収まるよう、要点を絞って記載しましょう。
注意点2：「御中」と「様」を併用しない
「○○株式会社 御中 山田太郎 様」のように御中と様を併用するのはNGです。担当者名がわかる場合は「様」のみ、部署宛の場合は「御中」のみを使います。
注意点3：同封書類の部数を正確に書く
記書きに記載した書類の部数と、実際に同封する部数が一致しているか必ず確認しましょう。送付状と実物の不一致は信頼低下の原因になります。
注意点4：手書きよりもパソコン作成が基本
ビジネスシーンの送付状はパソコンで作成するのが一般的です。手書きが求められるのは、お礼状や挨拶状など特別な場面に限られます。パソコンで作成することで、誤字脱字の防止やテンプレートの再利用も容易になります。
注意点5：メール送付の場合は送付状不要
書類をメールに添付して送る場合、別途送付状を添付する必要はありません。メールの本文自体が送付状の役割を果たします。ただし、メール本文にも同封書類の一覧を記載するのがマナーです。
送付状に関するよくある質問
Q. 送付状は手書きでもよいですか？
ビジネスシーンではパソコン作成が一般的です。ただし、就職活動で履歴書を郵送する場合など、手書きで誠意を示したいケースでは手書きも選択肢になります。その場合は黒のボールペンで丁寧に記載しましょう。
Q. 送付状の封筒への入れ方は？
送付状は同封書類の一番上に重ねて封筒に入れます。受け取った相手が封筒を開けたときに、最初に送付状が目に入るようにするためです。書類はクリアファイルに入れて同封すると、折れや汚れを防げます。
Q. 社内の書類にも送付状は必要ですか？
社内の場合、送付状は必須ではありません。ただし、他部署や他拠点に正式な書類を送る際は、簡易的な送付状を添えると親切です。社内向けの場合は時候の挨拶を省略し、用件のみを記載する簡潔な形式で問題ありません。
Q. 送付状に「お詫び」を書いてもよいですか？
書類の送付が遅れた場合など、一言お詫びを添えることは問題ありません。例えば「ご送付が遅くなりましたことをお詫び申し上げます」と本文に追記します。ただし、送付状はあくまで送付の案内であるため、長文のお詫びは避け、別途お詫び状を作成するのが適切です。
まとめ
送付状（添え状）の書き方のポイントを整理します。
- 送付状はA4用紙1枚に「日付・宛先・差出人・件名・本文・記書き」を記載する
- 本文は「何を送るか→なぜ送るか→確認のお願い」の3要素で簡潔にまとめる
- 記書きには同封書類の正式名称と部数を正確に記載し、「記」で始め「以上」で締める
- 「御中」と「様」の併用はNG。宛先に応じて使い分ける
- パソコンで作成し、テンプレートを活用すると効率的
本記事のテンプレートと例文を活用して、ビジネスマナーに沿った送付状を効率よく作成してください。