AI研修に持ち込む課題の受付方法｜自社業務を題材にするための聞き返しと準備

AI研修の課題を自社業務にしたいとき、「普段の仕事を持ち込んでください」と案内するだけでは、演習の準備は終わりません。「報告書の作成を楽にしたい」という応募を受け取っても、それだけでは必要な材料や、当日に試せる範囲が分からないためです。

人事・DX推進が持ち込み課題を受け付ける際は、受講者が次に繰り返す作業のうち、入力材料と仕上がりを説明できる部分を選ぶことを勧めます。本人の仕事に戻して使うには、何をAIに渡し、何を自分で確かめるかまで決める必要があります。本稿では、題材の聞き取り、持参する材料の準備、当日の試し直しの順に、受付担当者が確認する内容を整理します。

「何を楽にしたいか」には、前回の作業を聞き返す

課題の募集では、業務名を集めるだけでなく、前回その作業をしたときの様子を聞いてください。例として、作業メモから週報の下書きを作る課題を考えます。「週報を自動化したい」に対して、担当者は次のように聞き返せます。

• 前回は、どのメモや資料を見て書きましたか。
• その材料をどの順番で読み、どこで迷いましたか。
• 書き直した箇所はどこで、何を直しましたか。
• 誰が読み、読んだ後に何を判断しますか。

ここで知りたいのは、本人が手を動かしている工程と、その前後のつながりです。メモに記載がない情報を別の担当者に確認してから書くなら、その確認も仕事の一部です。文章を生成する部分だけを見ていると、必要な確認を飛ばした下書きを作ってしまいます。まず普段の作業を説明してもらい、AIに任せる箇所をそこから切り出します。

応募文は、例えば「毎週の作業メモから、完了したこと、未解決のこと、上司に判断してほしいことを分けて、報告文の下書きを作る」まで具体化します。この書き方なら、入力は作業メモ、出力は分類を含む下書きだと分かります。実際に報告する前の事実確認と、上司に何を求めるかの判断は、本人の作業として残せます。

受け付ける条件は、次に同じ作業を行う予定があり、受講者自身が出力の見落としを指摘でき、演習用の材料を用意できることです。珍しく見える題材を優先する必要はありません。繰り返す仕事であれば、研修で直した指示や確認方法を次の実務で試す機会を決められます。

反対に、「部署の報告をすべて自動化する」という応募は、そのまま採用せず範囲を聞き直します。他部署の入力方法や承認経路の変更まで必要なら、今回扱うのは本人の下書きに限定する、といった切り分けが必要です。仕上がりの良し悪しを説明できない場合も、詳しい人に確認観点を聞いてから持参してもらいます。題材を返す際は、却下だけを伝えず、何がそろえば受け付けられるかを返してください。

このように業務を確かめてから試す組み立てには、公的研修にも接点があります。中小企業大学校関西校の2026年6月の研修カリキュラムには、自社業務の棚卸し、活用アイデアの検討、試作、意見交換が組み込まれています。

実物を持ち込めないときは、仕事で迷う箇所を残して材料を作り替える

題材が決まったら、持ち物の案内を「業務資料一式」から具体的な内容に変えます。週報の下書きであれば、演習に使う作業メモ、仕上がりの見本、見落とすと困る点、まだ試していない別のメモを用意してもらいます。元資料を大量に集めるより、受講者がその場で読み直して確認できる範囲に絞るほうが、準備の目的に合います。

仕上がりの見本には、きれいな文章だけでなく、どのメモからどの内容を拾ったかの説明を添えてもらいます。例えば「締切が未確定の作業は、確定した予定として書かない」「保留中の相談は、完了した仕事と分ける」といった確認事項です。文体が似ているかだけで採点せず、実務で落としてはいけない情報を確かめる教材にします。

実データを使う場合は、社内で認められた利用環境と、入力してよい情報の範囲を担当部門に確認してから持参を依頼します。受講者が閲覧できる資料でも、研修の講師や他の受講者に共有できるとは限りません。アカウントへのログイン、ファイルの取り込み、共有先の指定も事前に試し、当日初めて利用可否を判断する進め方は避けます。

入力した情報がモデルの学習に使われる条件、保存期間、演習結果の閲覧範囲も確認対象です。本文だけでなく、添付、コメント、変更履歴、ファイル名に非公開情報が残っていないかを見ます。講師に事前送付する場合は、送る範囲と方法を決め、研修終了後の材料と記録の扱いまで案内に含めてください。全員に必要な基本事項の整理には、入力ルールと出力の検証を含む基礎教育の組み立ても参照できます。

実物を使えなければ、演習用の模擬メモと見本を作ります。ただし、人名だけを置き換えれば済むとは考えず、元の情報を持ち出さずに練習できる内容へ作り直します。その際に残すべきなのは、仕事で迷う条件です。担当者が書かれていない、締切がまだ決まっていない、同じ作業が重複して記載されている、といった状態を材料に含めます。

例えば、模擬メモに「確認待ち」「来週の予定は未定」と書かれているなら、その曖昧さをどう報告に残すかが練習になります。あらかじめ完了・未完了を整理した文章だけを渡すと、受講者が練習したかった読み分けまで教材側で済ませてしまいます。模擬教材を作った人と業務を知る人で見比べ、どこで判断が必要になるかを確かめておきましょう。

材料に不備がある応募には、例えば「このままでは何を確認すればよいか決められません。普段使う入力の形式を示す模擬メモと、報告時に必ず残したい内容を添えてください」と返せます。資料をそろえられない受講者向けには、企画側で用意した代替教材を渡し、本人の作業との違いを説明してもらう方法もあります。自社業務への置き換えは、その違いが確認できてから進めます。

当日は、見本と照らして直し、残しておいた別の材料でやり直す

演習の冒頭では、受講者に普段の作業を説明してもらいます。週報であれば、メモを読み、未解決事項を拾い、報告先に合わせて整理する流れです。どの工程をAIに手伝わせるかを指してから、下書きを作ります。最初から完成した指示文を配るより、本人が依頼したい作業を言葉にする時間を設けることを勧めます。

出力が出たら、見栄えを整える前に元のメモへ戻ります。「未確定の予定が確定したように書かれた」「相談が必要な項目が省かれた」など、仕上がりの見本と違う箇所を受講者自身に示してもらいます。講師はその場で正解を書き上げる役に回らず、どの記述を根拠に修正すべきかを聞いてください。

修正では、指示の不足と材料の不足を分けます。材料に未確定とあるのに断定されたなら、未確定事項の扱いを指示に追加して試せます。一方、元のメモに締切そのものがなければ、必要なのは確認先を決めることです。AIに推測で埋めさせるのか、分からない項目として残すのかも、業務の目的に照らして決めます。

直した後は、残しておいた別のメモでやり直します。先ほど指摘した文章にだけ合う修正になっていないか、本人が講師の助けなしに確かめられるかを見ます。再実行で失敗した場合も、入力の条件が変わったのか、確認事項が足りなかったのかを説明できれば、次に直す場所を記録できます。

海外にも職務に即した実習の例があります。豪州のFuture Skills Organisationが紹介するTAFE NSW職員向けの取り組みでは、職務に関連する例を使い、応用の研修でMicrosoft Copilotを用いて実際の仕事の課題に取り組んでいます。また、英国Skills Englandの2026年6月の解説は、学習を実際の作業や判断と結びつけ、日常業務に組み込むことを挙げています。海外とは人材育成や情報管理の制度・職場環境が異なるため、日本の自社ルールに合わせて取り入れます。これらは実習の設計を考える材料であり、題材を持ち込むだけで継続利用が決まるわけではありません。

終了時に残すのは、うまく動いた指示文だけではありません。必要な入力、必ず確認する箇所、材料が足りないときの確認先、利用を止める条件を、本人が読み返せる作業の記録にします。次の週報で何を試すか、誰に結果を見てもらうかまで決めて持ち帰ります。

この演習を研修体系のどこに置くかは、目的設定から継続学習までのプログラム設計と併せて検討できます。対象がエンジニア組織で、課題を理解して実装する力まで育てたい場合は、課題理解と実装をつなぐ人材育成の観点も関係します。

自社業務を題材にする意義は、研修中に身近な話をすることにとどまりません。普段の仕事を説明し、AIに渡す範囲を選び、出力を確かめる手順を自分で持つことにあります。課題の受付からその準備を始めれば、受講者は次の実務で試す対象と、確認すべき点を持ち帰れます。