退職届・退職願の書き方｜テンプレート付き例文・封筒の書き方・提出方法を解説

はじめに：退職届と退職願は「別の書類」

「退職届と退職願の違いがわからない」「手書きとPCどちらで作成すべき？」「封筒のマナーは？」——退職を決意した後、意外と迷うのが書類の書き方と提出方法です。

退職届と退職願は似ているようで法的な意味が異なります。書き間違えると手続きがスムーズに進まない場合もあるため、正しい書き方を理解しておくことが大切です。本記事では、退職届・退職願の違いから書き方、封筒のマナー、提出のタイミングまで例文付きで解説します。

第1章：退職届・退職願・辞表の違い

退職願

「退職したい」という意思を会社に伝え、承認を「お願いする」書類です。退職願は提出後も会社が承認するまでは撤回が可能です。一般的な退職プロセスでは、まず口頭で上司に退職の意思を伝え、その後退職願を提出します。

退職届

退職の意思を会社に「届け出る」書類です。退職届は提出した時点で退職の意思表示が成立し、原則として撤回できません。退職願が承認された後に提出するのが一般的ですが、会社によっては退職届のみで手続きするケースもあります。

辞表

役員（取締役・監査役等）や公務員が使用する書類です。一般の会社員は辞表ではなく退職届・退職願を使用します。

一般的な退職の流れ

1. 上司に口頭で退職の意思を伝える
2. 退職願を提出（会社に承認を依頼）
3. 会社が承認
4. 退職届を提出（正式な届出）
5. 退職日まで業務引き継ぎ

※会社によっては退職届のみ、または所定の書式での提出を求められるケースもあります。

第2章：退職届の書き方（例文付き）

縦書きの例文

縦書きは最も正式なフォーマットです。手書きの場合はこの形式が好まれます。

記載項目（上から順に）

1. 表題：「退職届」
2. 書き出し：「私議、」（わたくしぎ）※行末に小さく記載
3. 本文：「このたび一身上の都合により、令和八年〇月〇日をもって退職いたします。」
4. 提出日：令和八年〇月〇日
5. 所属・氏名：正式な部署名とフルネーム＋捺印
6. 宛名：会社の代表者名（「株式会社○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿」）

退職願の例文

退職願の場合、本文が「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」に変わります。

本文例：「このたび一身上の都合により、令和八年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」

第3章：用紙・筆記具・フォーマット

用紙

• 手書きの場合：白い便箋（B5またはA4）。罫線入りの場合はビジネス用のシンプルなものを選択
• PC作成の場合：白い普通紙に印刷。署名と捺印は手書き・手押しが望ましい

筆記具

黒のボールペンまたは万年筆。消えるペン（フリクション等）は公文書に不適切なため使用不可。鉛筆・シャープペンシルも不可。

手書きかPCか

2026年現在、PC作成でも問題ないとする企業が大半です。ただし、「手書きで」と指定される場合もあるため、会社の慣例を事前に確認してください。手書きの方がより丁寧な印象を与えます。

捺印

氏名の下に認印（三文判可）を押印します。シャチハタ（浸透印）は避けてください。

第4章：封筒の書き方・入れ方

封筒の選び方

• サイズ：白の長形4号封筒（B5用紙を三つ折りにして入れるサイズ）またはA4用紙なら長形3号
• 色：必ず白。茶封筒は事務用のため使用不可
• 二重封筒：中身が透けない二重封筒がより丁寧

封筒の表面

中央に「退職届」（または「退職願」）と縦書きで記入。

封筒の裏面

左下に所属部署名とフルネームを縦書きで記入。

用紙の折り方と入れ方

1. 用紙を三つ折りにする（下から上に三分の一折り、さらに上を被せるように折る）
2. 封筒を裏面にした状態で、用紙の右上が封筒の上部に来るように入れる
3. 封をしてのり付けし、封じ目に「〆」を記入

第5章：提出のタイミングとマナー

提出時期

法律上は退職日の2週間前までに提出すれば退職可能（民法第627条）ですが、円満退職のためには1〜2か月前に伝えるのが一般的です。就業規則で「退職の○か月前に届出」と定められている場合は、その期間に従ってください。

提出先

直属の上司に手渡しするのが基本マナーです。上司が不在の場合や、どうしても手渡しできない場合は郵送（配達証明付き内容証明）も法的に有効です。

提出時の会話例

「お忙しいところ恐れ入ります。今後のことについてご相談があるのですが、お時間をいただけますでしょうか。」と切り出し、個室で話を始めます。退職理由は「一身上の都合」で十分であり、詳細な理由を述べる義務はありません。

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第6章：注意点とトラブル対策

退職届を受け取ってもらえない場合

上司が退職届の受け取りを拒否する場合は、人事部に直接提出するか、内容証明郵便で会社に送付してください。内容証明郵便で送付すれば、法的に退職の意思表示が到達したことの証明になります。

退職理由の書き方

自己都合退職の場合は「一身上の都合により」と記載します。会社都合退職（リストラ・倒産等）の場合は「貴社、事業縮小に伴い」等の理由を記載します。退職理由を詳細に書く必要はありません。

退職届の撤回

退職願は会社が承認するまで撤回可能ですが、退職届は提出後の撤回が原則としてできません。退職の意思が固まっていない段階では退職届ではなく退職願を提出してください。

よくある質問（FAQ）

Q1: 退職届と退職願はどちらを出すべき？

一般的には、まず上司に口頭で伝え→退職願を提出→承認後に退職届を提出、という流れです。会社によっては退職届のみ、または所定のフォームを使用する場合もあるため、会社のルールに従ってください。

Q2: 退職届はPC作成でも良い？

はい。2026年現在はPC作成でも問題ない企業が大半です。ただし、署名と捺印は手書き・手押しが望ましいです。

Q3: 退職理由は「一身上の都合」だけで良い？

はい。自己都合退職の場合は「一身上の都合により」のみで十分です。具体的な理由を記載する必要はありません。

Q4: 退職届はいつまでに出す？

法律上は退職日の2週間前ですが、円満退職のためには1〜2か月前が一般的です。就業規則の規定に従ってください。

Q5: 封筒は茶封筒でも良い？

いいえ。退職届の封筒は必ず白色です。茶封筒は事務用途のため、退職届のようなフォーマルな書類には不適切です。

Q6: メールで退職届を送っても有効？

法的にはメールでの退職の意思表示も有効ですが、ビジネスマナーとしては書面（紙）で提出するのが原則です。やむを得ない場合（遠方・体調不良等）を除き、手渡しまたは郵送が望ましいです。