概要
大規模スポーツ・エンターテイメント施設におけるイベント運営の効率化と来場者体験向上を目的とした統合プラットフォーム開発プロジェクト。手作業に依存していた運営プロセスをデジタル化し、情報共有の円滑化、タスク管理の効率化、来場者へのリアルタイム情報提供を実現した。これにより、運営コストの削減とイベント満足度の向上に貢献した。
クライアント概要
大規模スポーツ施設やイベント会場を運営し、年間を通じて多様なイベントを開催している組織。イベントの企画から実施、来場者管理、施設利用状況の最適化まで幅広い業務を担っている。
目的
大規模イベントの効率的な運営と来場者体験の向上
課題
既存のイベント運営プロセスが手作業に依存する部分が多く、特に大規模イベント開催時の情報共有やタスク管理に非効率性が見られた。また、来場者数の増加に伴い、入場管理や会場内での案内、緊急時の対応など、迅速かつ正確な情報提供が求められていた。さらに、イベント終了後のデータ分析が不十分で、次回のイベント企画に活かしきれていないという課題も存在した。
ソリューション
イベント運営の全工程をデジタル化し、一元管理する統合プラットフォームを開発。具体的には、イベントスケジュール管理、スタッフのタスク割り当てと進捗管理、来場者向け情報配信システム、会場内案内システム、緊急時連絡網、そしてイベント後のデータ分析機能などを実装した。これにより、運営チーム間の情報共有を円滑にし、リアルタイムでの状況把握を可能にした。また、来場者にはスマートフォンアプリを通じてパーソナライズされた情報を提供し、会場での体験価値向上を図った。
成果物
イベント運営統合プラットフォーム（Webアプリケーションおよびスマートフォンアプリ）、運営マニュアル、データ分析レポートテンプレート
詳細
本プロジェクトは、大規模なイベント施設が抱える運営上の課題を解決するために、2026年2月1日から3月31日までの期間で計画された。主な課題は、イベント開催時の複雑なタスク管理、多数のスタッフ間の情報共有の非効率性、そして来場者への適切な情報提供の不足であった。これらの課題に対し、我々はイベント運営のライフサイクル全体をカバーする統合プラットフォームの構築を提案した。このプラットフォームは、イベントの企画段階から、スタッフのシフト管理、資材調達、会場設営の進捗管理、そしてイベント当日の来場者入場管理、会場内での案内、緊急時の情報発信までを一元的に管理できる機能を備えている。特に、来場者向けには、イベントスケジュール、座席案内、会場マップ、周辺施設情報などをリアルタイムで提供するスマートフォンアプリを開発。これにより、来場者は自身のニーズに合わせた情報を取得でき、スムーズな会場移動やイベント参加が可能となった。また、イベント終了後には、来場者データや運営データを収集・分析し、次回のイベント企画や施設改善に役立てるためのレポーティング機能も実装した。このシステム導入により、運営チームの業務負荷が大幅に軽減され、より質の高いイベント提供が可能となることが期待されている。
図解
