経費削減アイデア8選！事務効率化とコスト削減を目指す方法・注意点を解説 ｜株式会社renue（リノイ）
公開日: 2025/4/20
経費削減は、物価高騰と競争が激化している現代において必要不可欠ですが、肝心のアイデアが思いつかないというケースも少なくありません。
また、以下のような悩みを持つ企業担当者も多く、そのままではいつまでも経費削減の施策には踏み切れないでしょう。
経費削減の手順は?
経費削減するときの注意点は？
良い経費削減の方法はないの？
そこで本記事では、事務効率化とコスト削減を目指す方法や注意点、今すぐ実践できる経費削減アイデアを解説します。
「コスト管理を実践したい」「ムダな経費を削減したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてください。
経費削減と事務作業効率化の関係とは
経費をゼロにすることは困難ですが、少しでも削減することで企業の財務的な負担を軽減できます。また、売上増加に注力するよりも、少ない労力で利益率を最大化できるため、利益向上にも役立つでしょう。
ただし、必要な経費を無理に削減しても、生産性の低下や業務効率の悪化を招くだけなので、きちんと資金用途を精査してください。
一方、事務作業は企業で日常的に行われている業務であり、企業運営においてもなくてはならない部署ですが、意外に削減できるポイントがたくさんあります。
実際に、事務作業の多くはコストがかかるため、事務処理を効率化するだけでも経費削減につながるでしょう。
たとえば、IT技術の活用や事務プロセスなどの見直しにより、スムーズに事務作業を行える環境を整えることで、社員のストレスやミスなどが軽減され、業務の品質向上が叶います。不必要なコスト管理の手間を省き、効率よく進めるように工夫してみてください。
経費削減・事務作業効率化アイデア8選
ここからは、経費削減・事務作業効率化のアイデアを8つ解説します。
請求業務を電子化する
webを活用する
経費の不正申請を防ぐ
無駄な印刷を減らす
消耗品のコストを抑える
振込手数料を削減する
リース料金や各インフラ契約状況を見直す
業務のマニュアル化を進める
いずれも経費削減に大変おすすめなので、ぜひ参考にしてください。
請求業務を電子化する
領収書・請求書・見積書などの請求業務や仕訳業務などは全て電子化しましょう。仕訳業務などの清算業務を電子化することで、保管コストを削減できるだけでなく、印刷して郵送する手間なども省くことが可能です。
また、2024年1月1日より電子取引データの紙保存が原則禁止となります。電子帳簿保存法は個人事業主・中小企業など全事業者が対象です。
さまざまな書類をペーパーレス化することで、不必要な印刷や消耗品の経費を減らすことができます。経費削減効果もあるため、早めに体制を整えましょう。
Webを活用する
Web会議やテレワークなどオフィスのスリム化を図ることで、交通費や事務用品費の削減が可能です。同様に、参加しても学びや出会いが少ないセミナー・講習なども、極力オンラインに切り替えてみてください。
また、Webを活用することで、経理業務もテレワークが可能となります。経理業務は一般的にオフィス内で行うケースが多い傾向ですが、清算業務などを電子化し、テレワークへ移行させれば、より業務の効率化が見込めるでしょう。
経費の不正申請を防ぐ
経費にならない物を申請したり、申請額を不正記載する社員に頭を悩ませている企業は意外に少なくありません。事実、一部の飲食店では手書きで領収書を切るケースもあり、比較的簡単に金額を改ざんすることができます。
そのため、接待交際費や旅費、交通費に関しては、上司の承認を得る仕組みを整えたり、事前に申請するようにしましょう。その際、経費の水増しや私的利用といった経費の不正をチェックするシステムを構築することも大切です。
ムダな印刷を減らす
パソコンやプロジェクターなどを活用し、ペーパーレス化を目指しましょう。どうしても印刷が必要な場合は、白黒印刷でトナー代を節約するか、両面印刷で紙のコストを抑えてください。
同時に、社内会議資料は全て電子化し、印刷する場合は裏紙などを活用します。社内会議は、見やすいキレイな資料を作ることが目的ではなく、情報共有やアイデア共有のために行われるため、裏表印刷で多少資料が見にくくなっても問題ありません。
ムダな手間と時間も削減できるので、ぜひ取り入れてみてください。
消耗品のコストを抑える
Web化やペーパーレス化が進んでも、ライフライン関連の消耗品は企業運営に最低限必要です。そのため、通常の電球からLEDへ切り替えるなどして、少しでもコストを抑えていきましょう。
また、光熱費も削減するために、冷暖房機の温度調節を担当制にして、ルールを定めた上で社内共有していくのもおすすめです。同時に、常に必要な消耗品などはネット購入やまとめ買いなどで、仕入れ値を節約してみてください。
加えて、自社内の全経費をまとめて交渉することで、ボリュームディスカウントによる削減効果が大きくなります。そのため、経費削減は全部署を巻き込んで実施しましょう。
振込手数料を削減する
従業員数が多いと給与振込手数料も高額になります。また従業員数が少ない場合でも、各種手数料を年間にならせば何十万円ものムダな費用を支払っているのが現状です。特に、法人口座は一般口座と比較して、手数料が高い傾向にあります。
しかし、振込手数料は、インターネットバンキングなどを活用することで各種手数料を簡単に削減することが可能です。具体的に、住信SBIネット銀行なら同行宛の振込手数料は0円となり、他行宛でも一律145円（税込）と、メガバンクと比較しても安価で利用できます。
したがって、特別な理由がない限りは、インターネットバンキングを活用してみるのもおすすめです。また、銀行振込手数料は交渉ができる場合があるため、銀行を変えたくない際は、担当者に相談してみましょう。
リース料金や各インフラ契約状況を見直す
コピー機などのリース料金や、必要のない保守契約、ムダなサーバー契約などを見直し、必要に応じて解約しましょう。
たとえば、自社のホームページを外注した場合、保守管理などを契約しているケースがあり、月額1〜2万円でも年間にすると十分高額になってきます。そのため、もし自社のリソースで賄える場合や、一時的な対応だけでも良いなら、月額の保守契約は必要ないでしょう。
加えて、電気・水道・ガスなどの各インフラ契約状況を見直すことも大切であり、社内の通話なども、全て無料通話できるアプリなどで行いましょう。
業務のマニュアル化を進める
企業の運営自体を個人の能力に依存してしまうと、その社員がいなくなった場合に他の人員を育てる教育コストがかかります。また、生産性の向上や現場の効率化、社員全員が同じ方向を向いて進むためにも、業務のマニュアル化をおすすめします。
特に、経理業務は属人化しやすい部署であり、実際に決算や開示書類といった重要度が高い作業は、経験が浅い社員には任せられないケースも少なくありません。
人員の入れ替わりに対応できるよう、誰が見ても分かりやすいマニュアルを作成しましょう。
経費削減・事務作業効率化の注意点
事務作業効率化と経費削減を同時に目指す場合は、以下のポイントに注意しなければなりません。
社員のモチベーションを下げる削減
短期間で成果を求める
体制が整う前に実施する
業務品質は下げない
経費削減の効果を最大化するためにも、ぜひ参考にしてください。
社員のモチベーションを下げる削減
人員削減や賃料カット、社員教育などの経費削減は、効果は大きくても社員のモチベーションが下がる要因になるため、安易に行わないようにしましょう。
人件費などを削るよりも、効率的に業務を進められる環境を整えることが大切であり、残業時間などを削減することで、働きやすさの向上にもつながり、生産性もアップします。
社員のモチベーション低下は、商品やサービスの質の低下を引き起こし、顧客満足度にも悪影響を与えるため、最大限慎重に検討しなければなりません。
短期間で成果を求める
経費削減の施策は、すぐに効果が表れないケースもあるため、辛抱強く継続しなければなりません。しかし、その事実を知らずに短期間で成果を求めてしまう企業も多く、こまめに施策を変えてしまうことで、思うような成果が得られないのです。
したがって、経費削減は中長期的な目線を持って臨みましょう。
体制が整う前に実施する
経費削減は、企業全体で取り組むべき課題となるため、経費を削減する際に一部の社員から理解が得られず、反発が起こる可能性があります。
利益率向上や業務効率化のための経費削減にも関わらず、現場が異を唱えるような無理なコスト削減を行うのでは本末転倒です。必要性や重要性を社内で共有し、必ず社員の理解を得たうえで、実施するようにしましょう。
業務品質は下げない
経費を意識しすぎて、本来必要な工程も削減したり、パソコンなどのスペックを落としたりするケースがあります。しかし、業務品質の低下によって生産性が下がるリスクがあり、収支の悪化も招くかもしれません。
経費削減のために、生産性が下がり収益が減少してしまう事態は当然避けるべきなので、品質に関わるコストは極力削らないようにするか、クオリティを担保しながら削減しましょう。
経費削減・事務作業効率化4つのステップ
経費削減や事務効率化のアイデアは把握できても、実際の手順が分からなければ意味がありません。
ここからは、経費削減を効率的かつ効果的に進めるためのステップを4段階で解説するため、ぜひ参考にしてください。
現状の洗い出しと把握
現状の経費内訳や、直近1年間の総勘定元帳などを参考に、自社の内情を把握しましょう。「いつ」「誰に」「何の代金を」「どの部署が」「いくら支払ったのか」などを明確にし、現状の洗い出しを行います。
また、企業全体を俯瞰した経費削減アイデアを出すためには、きちんとした仕組みを作ることも大切です。その際、経費支払申請書の書式整備や、経費支払フローなどの整備を同時に行うことで、現状の洗い出しが効率的に行えるでしょう。
経費削減のプランを練る
可視化した経費の中から不必要なものを選択し、どのように削減していくのかなどの具体的なプランを練りましょう。たとえば、事務所の場合、清算業務の電子化やWebの活用によって、紙とインク代をほぼ確実に削減できます。
しかし、オンラインの活用などを、取引先が応じてくれるのかは事前確認が必要であり、営業担当やデスクチームとも連携を取らなければなりません。したがって、経費削減プランは企業一丸となって練るのがおすすめです。
プランの共有と実施
経費削減にはネガティブなイメージがつきまとうため、社内で発信した際に「業績が落ちているのか」「給料が減るかもしれない」と社員に不安な思いをさせてしまう可能性があります。
最悪の場合、離職率の上昇にもつながるため、リソースを失わずに経費削減を成功させるためにも、必ず経費削減プランと目的を共有しましょう。
特に、「なぜ経費削減を実施するのか」というポイントは社員にきちんと理解してもらう必要がありますが、不安だけを残さぬよう、事務効率化や利益率アップなどのメリットなどもあわせて伝えましょう。
効果検証と改善
経費削減は長期間続ける必要があるため、日次・週次・月次など定期的に効果を測定しましょう。目標と比較した進捗度合いや、収益との関係性など、さまざまな視点で検証してみてください。
そして、目標値に届かないプランの問題点なども洗い出し、経費削減案の見直しなどを検討しましょう。
経費削減は、実施したからと言ってすぐに効果が出るわけではありません。定期的に検証と改善を繰り返し、自社に適した方法を模索することが大切です。
「SubFi for Business」なら簡単にコスト戦略が立てられる
今回は、8種類の経費削減アイデアや実施する際の注意点、事務作業効率化のポイントなどを解説してきました。
経費削減は、なにより自社に合った削減方法を選ぶことが重要です。自社に合っていない方法を実施してしまうと、効果が落ちるうえに、業務効率まで低下してしまう恐れがあります。
単に経費を削減するのではなく、売上や業務効率化に役立つ部分は維持するなど、業務内容やサービスなどの品質を下げずに適切な経費削減を行いましょう。
そして、「SubFi for Business」は面倒な仕訳の必要がなく、継続的な支出と一時的な出費を分けて一元管理ができるサービスです。支出データの収集や蓄積などを自動で管理すれば、簡単に自社に適したコスト戦略を立案できるでしょう。
「コスト管理をしたいけど、何から始めたらいいのか分からない」「自社リソースだけでは、コスト戦略までまかなえない」と悩んでいる方は、ぜひご相談ください。