中小企業におすすめの財務会計システム比較！クラウド型とオンプレミス型の違いも解説

1.財務会計システム入門

1-1. 財務会計システムの基本概念

財務会計システムとは、企業の財務状況を可視化するためのシステムであり、会計情報を集め、処理し、報告することができるシステムのことです。主な機能として、仕訳入力、伝票入力、総勘定元帳、財務諸表、税務申告書などがあります。

1-2. 財務会計システムの種類と特徴

財務会計システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つの種類があります。オンプレミス型は、企業内のサーバーにシステムを構築し、管理します。一方、クラウド型は、インターネット上のサーバーにシステムを設置し、必要に応じて利用するものです。クラウド型は初期費用が低く、スケーラビリティに優れますが、セキュリティリスクがある点に注意が必要です。また、業種や業務に合わせた機能を備えたカスタマイズが必要な場合は、オンプレミス型を選ぶことが多くなります。

2.財務会計システムの選び方

2-1. 中小企業におすすめのシステム

中小企業には、初期費用が安く、使いやすく、導入しやすいシステムがおすすめです。また、将来的に拡張性のあるシステムを選ぶことも重要です。代表的なシステムとして、freee、MFクラウド会計、Yayoi会計があります。それぞれ特徴が異なるので、事前に比較検討が必要である。

2-2. クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型とオンプレミス型の違いは、初期費用、運用費用、セキュリティ、カスタマイズ性、スケーラビリティなどがあります。オンプレミス型は初期費用が高く、メンテナンスコストがかかりますが、セキュリティやカスタマイズ性が高いです。一方、クラウド型は初期費用が低く、スケーラビリティが高いですが、セキュリティやカスタマイズ性に関しては、クラウド型はサービス提供会社に依存するため、安全性やカスタマイズ性にばらつきがあることが指摘されています。そのため、クラウド型を選ぶ場合は、サービス提供会社の信頼性やセキュリティ対策、カスタマイズ可能な範囲を確認することが重要です。

2-3. 人気の財務会計システム比較

人気の財務会計システムには、前述したfreee、MFクラウド会計、Yayoi会計の他に、さまざまなシステムがあります。それぞれの特徴や価格、利用者数、評判などを比較することで、自社に最適なシステムを選ぶことができる。比較のためには、各システムの公式サイトやレビューサイト、ユーザーの口コミなどを参考にすると良い。

2-4. 財務会計システム選びで失敗しないためのポイント

財務会計システム選びで失敗しないためには、以下のポイントに注意する必要がある。

・自社の業種や業務に合った機能があるか確認する

・初期費用、運用費用、メンテナンスコストなどを比較検討する

・セキュリティ対策やカスタマイズ性について確認する

・利用者数や評判、口コミなどを調べて、信頼性の高いシステムを選ぶ

3.財務会計システム導入のメリットとデメリット

3-1. 導入による業務効率化

財務会計システムを導入することで、手作業で行っていた会計処理作業が大幅に削減され、業務効率化が図られます。また、会計情報がリアルタイムで把握できるため、経営判断に役立ちます。さらに、自動集計や帳票作成、請求書の発行など、多数の業務を自動化することで、従業員の負担軽減にもつながります。

3-2. コスト面での考慮事項

財務会計システムの導入には、初期費用や運用費用、メンテナンスコストがかかるため、コスト面での検討が必要です。ただし、手作業に比べて業務が効率化されることで、従業員の人件費削減にもつながるため、長期的な観点でコスト削減につながる場合もあります。

4.システム移行時の注意点

4-1. データ移行のポイント

システム移行時には、既存のデータを新しいシステムに移行する必要があります。このときには、データの整合性や精度を保つため、データ移行のポイントを押さえる必要があります。具体的には、データのフォーマットや属性、テーブルの構造などを確認して、適切な方法で移行する必要があります。

4-2. スタッフへの教育とサポート

新しいシステムを導入するにあたり、スタッフへの教育やサポートが欠かせません。スタッフがシステムを正しく操作できるようにするためには、研修やトレーニングなどの教育プログラムを設けることが必要です。また、システムトラブルが発生した場合には、サポート体制を整えて迅速かつ適切に対応することが大切です。

5.財務会計システムの導入事例

5-1. 成功事例の分析

財務会計システムを導入することで、業務の効率化や情報の可視化が図られ、経営判断の質が向上するなどのメリットが期待できます。実際に、多くの企業が財務会計システムの導入に成功しています。成功事例を分析し、自社の課題やニーズに合わせたシステム選定の参考にすることが重要です。

5-2. 失敗事例の教訓

財務会計システムの導入に失敗するケースもあります。原因としては、システムの機能が不十分であったり、従業員のスキルやノウハウが不足していたりする場合があります。失敗事例を分析し、失敗の教訓を生かして、自社の導入計画を練り直すことが重要です。

6.財務会計システムの将来性とトレンド

6-1. AIやRPAの活用事例

財務会計システムには、AIやRPAといった最新技術を取り入れることで、より高度な業務効率化が図られます。例えば、AIを活用することで、仕訳入力や帳票作成などの作業が自動化され、人的ミスや手間を大幅に削減できます。

6-2. 今後の発展が期待される機能と技術

財務会計システムの発展に伴い、今後はますます高度な機能や技術が求められるようになるでしょう。具体的には、ビッグデータやIoTとの連携、ブロックチェーン技術の活用、データ分析や予測などが期待されています。

7.財務会計システムのカスタマイズと拡張性

7-1. カスタマイズの重要性と方法

財務会計システムを導入する際には、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることが必要です。カスタマイズにより、より効率的な業務フローを構築できるため、重要なポイントです。カスタマイズの方法としては、システムのパラメータ設定やプログラミングなどが挙げられます。

7-2. システムの拡張性を活かすためのポイント

財務会計システムは、業務の変化に応じて柔軟に対応する必要があります。そのためには、システムの拡張性を考慮する必要があります。具体的には、モジュール化されたシステムを選定することや、APIを活用することが挙げられます。これにより、必要な機能を追加したり、既存の機能をカスタマイズしたりすることが可能になります。

8.セキュリティとプライバシー対策

8-1. クラウド型システムのセキュリティ対策

財務会計システムをクラウド型で運用する場合には、セキュリティ対策が重要になります。具体的には、データの暗号化やアクセス制限、システムの監視・ログ管理などが必要です。また、サービス提供者がISO27001などのセキュリティ認証を取得していることを確認することも大切です。

8-2. オンプレミス型システムのセキュリティ対策

財務会計システムをオンプレミス型で運用する場合には、セキュリティ対策が更に重要になります。具体的には、システムへの不正アクセス対策、パスワード管理、データのバックアップや復旧などが必要です。また、セキュリティソフトの導入やファイアウォールの設置などの対策も重要です。

8-3. プライバシー保護に関する法規制と対策

財務会計システムでは、取り扱うデータが個人情報や企業秘密などの機密情報である場合があります。そのため、個人情報保護法や秘密保持法などの法規制を遵守する必要があります。具体的には、データの適切な管理や、社内のプライバシー保護に関する教育・啓発などが必要です。

9.財務会計システムの運用と管理

9-1. 運用上のベストプラクティス

財務会計システムの運用には、システムの正確な利用方法や業務フローを理解し、定期的な点検や改善を行うことが重要です。運用上のベストプラクティスとしては、以下のようなものが挙げられます。

・業務フローの見直しや改善

　システムを運用する上で、業務フローがスムーズに進むよう見直しや改善を行うことが重要です。また、システムを使いこなすことで、業務の生産性向上につながります。

・定期的なデータバックアップ

　財務会計システムに蓄積されるデータは、業務の重要な資産です。そのため、定期的にデータのバックアップを取ることが大切です。データが紛失してしまうと、業務に大きな支障をきたすことがあるため、しっかりと対策を行う必要があります。

・システムアップデートとメンテナンス

　財務会計システムの運用にあたっては、定期的にシステムアップデートやメンテナンスを行うことが大切です。システムに不具合が発生すると、業務が停止するなどの影響を及ぼす可能性があるため、定期的な点検や修正を行い、システムを安定的に運用することが必要です。

9-2. システム管理者の役割と責任

財務会計システムを運用する上で、システム管理者の役割と責任は大きいです。システム管理者は、システムの運用・保守を行うことで、業務の円滑な進行や情報の正確性を確保する役割を持っています。また、システム管理者は、システムの改善やセキュリティ対策なども担当するため、責任ある立場にあります。

9-3. 定期的なシステムアップデートとメンテナンス

財務会計システムは、法令や規則の改定に対応するために、定期的なアップデートが必要になります。また、システム自体の改善や安全性の向上のため、メンテナンスも必要です。システムアップデートやメンテナンスには、以下のようなポイントがあります。

・アップデートやメンテナンスの計画的な実施

　システムアップデートやメンテナンスは、計画的に行うことが大切です。アップデートやメンテナンスを行う前に、システムの状態を把握し、問題が発生しないように準備することが重要です。

・影響範囲の確認

　アップデートやメンテナンスを行う前に、影響範囲を確認することが大切です。アップデートやメンテナンスによって、業務に支障が発生する可能性があるため、事前に確認しておくことが必要です。

・テストの実施

　アップデートやメンテナンスを行った後は、必ずテストを実施し、問題がないことを確認することが大切です。テストを怠ると、システムに問題が発生してしまう可能性があるため、しっかりと実施することが必要です。

10.財務会計システムのROI（投資対効果）分析

10-1. ROIを評価する方法

財務会計システムの導入によって投資対効果（ROI）を評価するためには、以下のような指標を考慮する必要があります。

・導入前後の業務効率の改善：財務会計システムの導入によって、従来の手動処理にかかっていた時間やコストを削減できることがあります。例えば、伝票処理や帳簿管理を自動化することで、担当者の手間やミスを減らし、効率を向上させることができます。

・財務データの精度と正確性：財務会計システムを導入することで、データの入力や管理にかかるミスや誤りを減らすことができます。これにより、正確な財務データを得ることができるようになり、経営判断の根拠として活用できます。

・財務会計システムのコストと費用対効果：財務会計システムの導入には、システム購入やカスタマイズ、導入・教育・運用・メンテナンスにかかるコストがかかります。このため、導入前に費用対効果を見積もり、システム導入に必要な投資と期待される効果をバランス良く考慮する必要があります。

10-2. 導入効果を最大化するためのポイント

財務会計システムを導入する際に、導入効果を最大化するためには以下のポイントに注意する必要があります。

・導入前の情報収集：導入前に、業務の現状把握や課題の整理、要件定義などを行うことで、財務会計システムの選定やカスタマイズの方向性を定めることができます。また、導入前のシステム比較や導入事例の調査、ユーザーインタビューなどを行うことで、導入前の情報収集を十分に行うことができます。

・システムのカスタマイズ：財務会計システムは企業の業種や業務内容に応じてカスタマイズが必要な場合があります。そのため、導入前に必要なカスタマイズを洗い出し、システム提供元との調整を行うことで、財務会計システムの機能や操作性を最適化することができます。

・ユーザー教育とサポート：財務会計システムの導入後は、システム操作やデータ管理などを行う担当者のユーザー教育が必要です。また、システムトラブルなどが発生した場合には、システム提供元のサポート体制が必要になります。このため、導入前にサポート体制の確認やユーザー教育の計画を立てることが重要です。

・導入後の運用と改善：財務会計システムの導入後は、システムの運用や改善が必要になります。特に、システムの安定稼働やセキュリティ対策の確保、業務プロセスの改善などを行うことで、システム導入の効果を最大化することができます。

11.財務会計システムのトラブルシューティング

11-1. よくあるトラブルとその対処法

財務会計システムには、以下のようなトラブルが発生することがあります。

・システムがクラッシュする：システムがクラッシュする原因は様々ですが、最も一般的な原因はメモリ不足やシステムリソースの不足です。対処法としては、システムの再起動、システムリソースの最適化、メモリアップグレードなどがあります。

・データの不正確さ：財務会計システムでのデータ入力ミスは、業務に悪影響を与える可能性があります。対処法としては、正確なデータ入力のためのトレーニングや、二重入力の実装などがあります。

・セキュリティ侵害：財務会計システムにアクセスしようとする不正なアクセスの試みがある場合、財務情報が漏洩する可能性があります。対処法としては、強力なパスワードの設定、アクセス制御の実装、セキュリティポリシーの定期的なレビューなどがあります。

11-2. サポート体制と問い合わせ方法

財務会計システムに問題がある場合は、サポートチームに連絡する必要があります。サポートチームは、トラブルシューティングや技術的な支援を提供することができます。問い合わせ方法は、電話やメール、オンラインサポートなどがあります。また、多くの財務会計システムでは、ユーザーコミュニティやフォーラムがあり、他のユーザーからのフィードバックやアドバイスを得ることができます。

12.まとめ

本記事では、財務会計システムについて、基本概念や種類、選び方、導入のメリットとデメリット、システム移行時の注意点、導入事例、将来性とトレンド、カスタマイズと拡張性、セキュリティとプライバシー対策、運用と管理、ROIの評価方法や導入効果を最大化するためのポイント、トラブルシューティングについて詳しく解説しました。財務会計システムの選び方や導入に伴うメリット・デメリットだけでなく、システムの運用や管理、さらにはトラブルが発生した場合の対処法など、幅広い視点から財務会計システムについて解説しました。これらを参考に、財務会計システムの導入や運用に役立てていただけることを願っています。